了解採(cǎi)購(gòu)者的真正需求
若公司開(kāi)始重視資訊部門的設(shè)立，也開(kāi)始針對(duì)軟體進(jìn)行管理，那么對(duì)于公司軟體方面的使用需求就須要進(jìn)行了解。
根據(jù)對(duì)資訊軟體的調(diào)查結(jié)果，有個(gè)令人詫異的發(fā)現(xiàn)。
在所有受訪公司中，負(fù)責(zé)核簽採(cǎi)購(gòu)需求的工作人員，六成以上是屬于管理部的主管。他們對(duì)于「資訊類採(cǎi)購(gòu)需求」的內(nèi)容大多表示「不太清楚」，主要的原因是因?yàn)楣芾聿控?fù)責(zé)批示採(cǎi)購(gòu)單的人員缺乏IT方面的認(rèn)知。
因?yàn)閷?duì)軟體應(yīng)用面的認(rèn)知程度有限，所以只要使用者提出需求，公司方面也同意採(cǎi)購(gòu)，會(huì)計(jì)部門就撥下購(gòu)置經(jīng)費(fèi)。
對(duì)于不了解資訊產(chǎn)品的核簽人員來(lái)說(shuō)，對(duì)資訊產(chǎn)品，普遍存在著一份莫名的「恐懼感」！因?yàn)楣ぷ魃陷^不會(huì)接觸到資訊類方面的產(chǎn)品，因此無(wú)法深入了解。
一般而言，而些人的職務(wù)多屬于管理或行政方面的。
因?yàn)樾姓凸芾聿块T的工作人員缺乏資訊方面的知識(shí)，以致于他們所核簽的採(cǎi)購(gòu)費(fèi)用是否合理，便難以進(jìn)行成本稽核。
一家從事美髮產(chǎn)品買賣的經(jīng)營(yíng)者表示：
「電腦太複雜了，我還是習(xí)慣用計(jì)算機(jī)，比較快！至于電腦的東西我也不懂，讓下面的人去用就夠了。畢竟他們比較常用，如果他們要什么就買什么給他們。」
上述的對(duì)白，實(shí)際上就是臺(tái)灣一般中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)者看待資訊設(shè)備的態(tài)度。
電腦的功能太多、太複雜，對(duì)于有一定年紀(jì)的人，尤其是大多數(shù)的管理者而言，只要夠用就好了。
事實(shí)上，管理者也的確沒(méi)有太多時(shí)間去探究每一項(xiàng)產(chǎn)品的作用和功能，只要電腦能夠幫助他們解決問(wèn)題，一般來(lái)說(shuō)，很樂(lè)意批準(zhǔn)這類型的採(cǎi)購(gòu)單。

評(píng)估採(cǎi)購(gòu)需求的標(biāo)準(zhǔn)
當(dāng)然，站在評(píng)估的角度，資訊類的採(cǎi)購(gòu)案很容易出現(xiàn)因?yàn)槿狈陀^標(biāo)準(zhǔn)而產(chǎn)生弊病。
一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)對(duì)于經(jīng)營(yíng)面的會(huì)計(jì)成本項(xiàng)目，都會(huì)有一定的評(píng)估方法，或稱之為「內(nèi)控稽核」制度。
大多數(shù)的辦公設(shè)備或辦公器具等採(cǎi)購(gòu)需求，公司一定都有既定的模式和標(biāo)準(zhǔn)可依循。因此，對(duì)于採(cǎi)購(gòu)金額和需求面，比較容易針對(duì)異常的部份進(jìn)行控管，成本也比較不會(huì)有過(guò)稿的情況發(fā)生。
對(duì)于資訊類的工具和設(shè)備，因?yàn)闋可娴捷^磚業(yè)的知識(shí)，對(duì)于不熟悉資訊設(shè)備的稽核人員來(lái)說(shuō)，就是一項(xiàng)看了就頭疼的問(wèn)題。
資訊類設(shè)備推陳出新的速度太快，除非是經(jīng)常性的接觸，否則很難知道合理的價(jià)格應(yīng)該是多少。此外，資訊類產(chǎn)品越分越細(xì)，光是軟體，就分成作業(yè)系統(tǒng)、資料庫(kù)軟體、伺服器用資料庫(kù)、辦公室生產(chǎn)力應(yīng)用軟體、防毒類軟體、開(kāi)發(fā)工具、美工繪圖軟體等分類項(xiàng)，從業(yè)人員能夠同時(shí)熟悉三種類型的軟體就相當(dāng)不容易，更何況是平常不接觸軟體應(yīng)用的管理人員？
除了軟體之外，尚有電腦系統(tǒng)、網(wǎng)路硬體、資料庫(kù)伺服機(jī)等，其複雜程度已經(jīng)不下經(jīng)營(yíng)一個(gè)公司所需要了解的各種營(yíng)運(yùn)項(xiàng)目，而一般中小企業(yè)又沒(méi)有磚屬的資訊人員，因此，對(duì)于資訊類的採(cǎi)購(gòu)案，通常是想管也管不了。
因此，在「耽誤公司作業(yè)」與「採(cǎi)購(gòu)成本」的機(jī)會(huì)成本考量點(diǎn)上，一般會(huì)犧牲採(cǎi)購(gòu)成本來(lái)?yè)Q取時(shí)間和效率。
這樣一來(lái)，是否公司面對(duì)資訊類採(cǎi)購(gòu)方案時(shí)就毫無(wú)因應(yīng)辦法？當(dāng)然不！
站在資訊管理與資訊經(jīng)營(yíng)的角度來(lái)說(shuō)，其實(shí)，與經(jīng)營(yíng)公司一樣，資訊資產(chǎn)，就是企業(yè)運(yùn)作的成本項(xiàng)，必須妥善管理，使其發(fā)揮ABC的效益。
舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，若將資訊設(shè)備的「資訊」二字省略掉，就是公司的設(shè)備、公司的資產(chǎn)和成本，只要是公司的營(yíng)運(yùn)成本項(xiàng)目，就必須要列入管理。在資訊稽核流程中，也一定要針對(duì)資訊類的資產(chǎn)進(jìn)行稽核動(dòng)作。
一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)一定會(huì)針對(duì)、進(jìn)貨、銷貨、存貨、會(huì)計(jì)、票據(jù)等運(yùn)作面設(shè)計(jì)稽核標(biāo)準(zhǔn)，使企業(yè)在這些稽核標(biāo)準(zhǔn)中控管營(yíng)運(yùn)時(shí)所可能發(fā)生的異常變動(dòng)。
在e-Business的時(shí)代中，企業(yè)必須在稽核內(nèi)控的項(xiàng)目中，再加上資訊資產(chǎn)類的管理項(xiàng)目，如此才能有效杜絕資源的浪費(fèi)。