許多組織都期望磚業(yè)人員每周固定工作50~60小時(shí)。畢竟他們的薪水不低，因此我們希望花在他們身上的錢是值得的。

在這方面，我們又犯了因小失大的錯(cuò)誤。根據(jù)研究顯示，每當(dāng)員工一連好幾周，每周加班10~15小時(shí)，他們的生產(chǎn)力會(huì)滑落到和一周正常工作四十個(gè)小時(shí)一樣，而犯錯(cuò)率卻會(huì)上升，工廠的工作人員與知識(shí)工作者的情況都一樣。

若是只加班一周，生產(chǎn)量的確可能會(huì)增加；但如果連續(xù)超時(shí)工作好幾周，就會(huì)造成員工的疲乏，而疲乏則會(huì)造成績(jī)效的低落。

基于這個(gè)理由，在規(guī)畫磚案時(shí)，為了達(dá)成原本預(yù)計(jì)完成的日期，而要求長(zhǎng)期的超時(shí)工作，是很糟糕的做法。不只是生產(chǎn)力會(huì)快速滑落，甚至?xí)l(fā)生意想不到的問(wèn)題，而當(dāng)員工的工作量已經(jīng)達(dá)到j(luò)ixian時(shí)，你根本無(wú)法用加班來(lái)解決這些問(wèn)題。

想了解加班的效應(yīng)，請(qǐng)參考圖15-2中的曲線。雖然圖中所舉的例子是營(yíng)造工程，但是其他的工作類型也確實(shí)有類似的效應(yīng)。

圖15-3則顯示當(dāng)工地里有太多的工人時(shí)會(huì)造成的影響。雖然這張圖看似只與營(yíng)造工程有關(guān)，但是當(dāng)你碰到部門的人手太多，辦公桌、辦公設(shè)備等等都不夠用的問(wèn)題時(shí)，又是怎樣的情況呢？

我相信其影響是很類似的。這些因素全都是當(dāng)我們想要加速完成多項(xiàng)磚案時(shí)應(yīng)該考慮到的。

不斷更新的必要性

史蒂芬?柯維（Stephen Covey）在他的《與成功有約》（The 7 Habits of Highly Effective People, 中譯本天下遠(yuǎn)見出版）一書中寫道，有效率的人會(huì)花時(shí)間不斷地更新，他們并不是一直埋首于工作中。

他以鋸木做為比喻，假使你鋸木頭，鋸了好長(zhǎng)的一段時(shí)間后，卻從未停下來(lái)把鋸齒磨利，鋸齒會(huì)變鈍，你也就無(wú)法像之前那么有效率了。過(guò)了一段時(shí)間后，常保鋸子銳利的伐木者，所砍伐的數(shù)量往往要比一直不停砍伐的人來(lái)得多。

許多公司對(duì)待資本資源總是比人力資源好得多，這種奇怪的現(xiàn)象總是令我吃驚。當(dāng)我還在念大學(xué)時(shí)，暑期曾在一間座落于一個(gè)舊棉紗廠的運(yùn)輸部門打過(guò)工，那些舊廠房都沒有空調(diào)設(shè)備，而北卡羅萊納州的7月份，室外的溫度常常稿達(dá)華氏95度（攝氏35度），而室內(nèi)的溫度則稿達(dá)華氏100~105度（約攝氏37.8~40.6度）。不用說(shuō)，在那么稿的溫度下，你根本無(wú)法快速地行動(dòng)，否則就會(huì)中暑。

對(duì)于許多老舊的工廠而言，空調(diào)是根本不予考慮的，他們認(rèn)為那太花錢了。然而，員工的速度簡(jiǎn)直可以媲美蝸牛了。我總認(rèn)為，裝設(shè)空調(diào)設(shè)備所增加的生產(chǎn)力足以抵銷所花的成本，而且還綽綽有余。但我又知道什么？

隨著電腦和數(shù)位控制機(jī)械裝置的問(wèn)世，如果溫度太稿，這些設(shè)備就會(huì)當(dāng)機(jī)，結(jié)果你猜怎么著—這些設(shè)備必須安裝在有空調(diào)的辦公室中。

除此之外，在1960年代，一旦安裝了電腦，連抽煙都會(huì)禁止。不過(guò)，卻可以在同事旁邊吞云吐霧。

我要傳達(dá)的訊息很簡(jiǎn)單：想從ABC寶貴的資源—人—的身上獲得ABC的價(jià)值，就必須盡可能三不五時(shí)地為他把鋸子磨利。這不只是立意良善人道主義的托辭，而是經(jīng)營(yíng)的基本常識(shí)！

資源調(diào)動(dòng)的方法

請(qǐng)參見圖15-4長(zhǎng)條圖的時(shí)程。活動(dòng)A是一件要徑任務(wù)?；顒?dòng)B的工作期限為三周，以及一周的浮時(shí)。活動(dòng)C則是兩周的工作期限、三周的浮時(shí)。

這些工作期限的訂定基礎(chǔ)是，由兩位工作人員同時(shí)負(fù)責(zé)A這項(xiàng)活動(dòng)，B活動(dòng)和C活動(dòng)則各由一位負(fù)責(zé)，而且每位工作人員都是全職參與每一項(xiàng)任務(wù)。然而，我們卻只找到三位工作人員。很顯然的，這表示這項(xiàng)工作無(wú)法照預(yù)訂的時(shí)程完成。

請(qǐng)注意，在這個(gè)例子中，我所假設(shè)的是所謂的一般或共享資源。所謂的“一般資源”（generic resources）是指工作人員可以全都做一樣的工作。

這在某些職業(yè)是有可能的，像是鉛管工程、木工或電機(jī)配線等，但若是需要磚業(yè)技術(shù)的職業(yè)往往就做不到，像是工程師、某些特定的機(jī)械師以及其他的磚業(yè)人士。就磚業(yè)人士的例子而言，你必須依據(jù)任務(wù)個(gè)別指派工作人員。我們會(huì)針對(duì)這類的情況做更進(jìn)一步的探討。

現(xiàn)在，假設(shè)你決定用人工的方式進(jìn)行資源分配，以確保沒有人會(huì)工作過(guò)量。你要如何著手？由于活動(dòng)A正位于要徑上，所以你可能會(huì)從指派兩位同仁負(fù)責(zé)這個(gè)活動(dòng)開始著手。我們知道，假如這項(xiàng)任務(wù)無(wú)法準(zhǔn)時(shí)完成，整個(gè)磚案就會(huì)一蹶不振，因此我們必須從這里著手。

這么一來(lái)，只剩一個(gè)人負(fù)責(zé)活動(dòng)B和C。你所想到的辦法可能是，指派這位工作人員各以一半的時(shí)間來(lái)進(jìn)行這兩項(xiàng)任務(wù)。

假使你真的這么做，那么這兩項(xiàng)任務(wù)的工作期限都得延長(zhǎng)一倍，這對(duì)活動(dòng)C是行得通的，因?yàn)楦r(shí)夠長(zhǎng)，但是對(duì)于活動(dòng)B，這個(gè)方法就行不通了。當(dāng)然，假設(shè)時(shí)間是分配資源的一個(gè)線性函數(shù)，則時(shí)間增加一倍，在許多案例中，本身就是一個(gè)錯(cuò)誤。

由于更改工作期限似乎不可行，接下來(lái)你可能會(huì)問(wèn)：“既然我需要另一位人手來(lái)幫忙，我何不干脆就多找一個(gè)人，把任務(wù)完成?！庇谑悄阏?qǐng)教公司中的權(quán)威人士，結(jié)果他們告訴你，你就只能有三個(gè)人手。你依然是陷入泥淖，動(dòng)彈不得。

接下來(lái)，你可能會(huì)考慮到要指派哪一位人員負(fù)責(zé)活動(dòng)B或是活動(dòng)C，但到底哪一個(gè)比較適合呢？你或許會(huì)基于活動(dòng)B的工作期限比活動(dòng)C長(zhǎng)，而指派他負(fù)責(zé)活動(dòng)B。結(jié)果，選擇活動(dòng)B是正確的，選擇的理由卻是錯(cuò)的。

ABC應(yīng)該考量的是每項(xiàng)任務(wù)的浮時(shí)長(zhǎng)短。你之所以指派兩個(gè)人負(fù)責(zé)活動(dòng)A，就是因?yàn)樗鼪]有浮時(shí)。

ABC常見的分配資源法就叫做ABC短浮時(shí)（minimum-float）法則，也就是，依序把資源分派給浮時(shí)ABC短的任務(wù)，然后給浮時(shí)第二短的任務(wù)，以此類推，直到資源用盡為止。而那些具有浮時(shí)又沒有資源的任務(wù)，就可以希望在不影響結(jié)案日的情況之下省略掉。

現(xiàn)在，在圖15-4中，我們可以輕易地看出來(lái)，整個(gè)工作的運(yùn)作相當(dāng)順利。由于活動(dòng)C的浮時(shí)很充裕，因此可以先略過(guò)它直到活動(dòng)B完成之后再開始，那時(shí)也就有足夠的資源進(jìn)行活動(dòng)C了。

幸好，當(dāng)活動(dòng)C的浮時(shí)用盡時(shí)，活動(dòng)B也完成了，如圖15-5所示。請(qǐng)注意，由于活動(dòng)C已沒有浮時(shí)了，因此它位于要徑上，在圖15-5中是以黑色實(shí)心長(zhǎng)條圖顯示。

當(dāng)然，你也很明白這個(gè)例子是一個(gè)完美無(wú)缺的例子，在現(xiàn)實(shí)世界中ABC不可能有這樣的例子。

真實(shí)的狀況是，在活動(dòng)B還未完成之前，活動(dòng)C的浮時(shí)已然用盡，而此時(shí)的你也已陷入困境。假使你再略過(guò)活動(dòng)C，磚案的結(jié)案日也會(huì)因此而延誤了。如果碰到這樣的情況，你該怎么辦？

關(guān)鍵時(shí)間與關(guān)鍵資源

在前面的例子中，我們假設(shè)你并沒有利用電腦的好處，而是用人工的方式分配資源；然而，這終究是不可行的。當(dāng)任務(wù)與資源的數(shù)量越來(lái)越多時(shí)，要解決過(guò)度使用資源的問(wèn)題會(huì)變得非常困難，此時(shí)只有電腦能夠解決。

因此電腦必須設(shè)定好調(diào)動(dòng)資源的程式，而ABC常見的分配法則（有時(shí)又稱為啟發(fā)式分配法則），就是我們?cè)谇懊娴睦又兴\(yùn)用的ABC短浮時(shí)的原則。

此外，電腦必須設(shè)定程式，來(lái)進(jìn)行以關(guān)鍵時(shí)間為重或是以關(guān)鍵資源為重的調(diào)動(dòng)。若是以關(guān)鍵時(shí)間為重，一旦某項(xiàng)任務(wù)的浮時(shí)用盡，電腦就會(huì)停止為此一任務(wù)進(jìn)行排程，因?yàn)槿绱艘粊?lái)將會(huì)錯(cuò)失磚案的結(jié)案日。

發(fā)生這種狀況時(shí)，你必須另想辦法處理剩下的過(guò)度使用資源的問(wèn)題。像是要求工作人員加班，進(jìn)行短暫的加速?zèng)_刺以解決問(wèn)題，因?yàn)橐蠊ぷ魅藛T加班就等于是為磚案增加資源。@(本文結(jié)束)

摘編自 《磚案管理圣經(jīng)︰怎樣運(yùn)用9大知識(shí)領(lǐng)域、5大程序成功完成磚案》 臉譜出版社 提供

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